возьми любую готовую систему документооборота и по ее документации (технической и по использованию) напиши ТЗ
может менять даже ничего не прийдется

можно взять доку к навороченной СДО и выкинуть лишнее, так как удалять всегда проще, чем дописывать :-)

LanDocs
Lotus Notes
PS Понятия не имею, дорогие они или нет, просто привожу названия.